نظام وبرنامج الأرشفة الإلكترونية Laserfiche والوثائق الذكية

[رياض]

نظام وبرنامج الأرشفة الإلكترونية Laserfiche والوثائق الذكية:

من المعروف أن عصر الأوراق المكتبية والمتابعات الروتينية قد انتهى، وبوجود التقنيات المتقدمة توفر علينا سهولة ودقة الوصول للمعلومة، من المعروف بأن أرشيف السنوات السابقة للشركات شبه معدوم ويصعب جداً الوصول اليه بالطرق التقليدية وذلك لكثرة الأوراق والفاكسات والإعتمادات الخطية التي نتداولها يومياً بين موظفي الشركات. ومن خلال هذا النظام أنت تنعم بالآمان والثقة المطلقة بأن جميع الأوراق والإعتمادات البنكية والفاكسات وغيرها موجودة بأمان ومن خلال 3 حركات متتالية يمكنك الوصول الى ماتحتاجه ومن أي مكان بالعالم، هذا هو الرخاء المطلوب من التقنية وهكذا أنت بشركة ناجحة.

المواصفات العامة لنظام الأرشفة الإلكتروني:

- قابلية النظام للتعامل مع اللغة العربية والإنجليزية.
- قابلية النظام للتعامل مع التواريخ الميلادية وصياغة التواريخ الهجرية.
- إمكانية التعامل مع قاعدة بيانات واحدة أو أكثر.
- يدعم قواعد بيانات (Microsoft SQL Server 2000, Oracle)
- القدرة على نقل البيانات من قاعدة بيانات الى قاعدة بيانات أخرى أو الى قواعد بيانات لبرامج أخرى.
- الأرشفة الإلكترونية Laserfiche 100% مطابق لأنظمة 64 بيت (مايكروسوفت ونوفل).
- نظام الالأرشفة الإلكترونية Laserfiche نظام متكامل مع Microsoft Office (Word, Excel, Outlock..etc) حيث أنه يمكن إرسال البريد الإلكتروني أو ملفات الورد أتوماتيكيا الى الالأرشفة الإلكترونية Laserfiche من دون الرجوع الى النظام.
- إمكانية ربط النظام مع أنظمة الإتصالات الإدارية مع إمكانية تفعيل أنظمة تدفق الوثائق (WorkFlow System), أنظمة شؤون الموظفين, الأنظمة المالية، لكي تعمل كوحدة متكاملة تخدم المستخدمين.
- يمكن وصله بشبكة الإنترنت (Web Enabled )
- لغة البرمجة المستخدمة في برمجة النظام (C++ & JAVA)

مواصفات فنية (خيارات النظام):

- إمكانية إنشاء هيكلية شجرية تحتوي على عدد لانهائي من المجلدات الرئيسية والفرعية (مجلدات متشابكة).
- قابلية النظام على إستيعاب عدد لانهائي من الملفات والوثائق والسجلات والخرائط....الخ
- قابلية النظام للتعامل مع الملفات الإلكترونية (مايكروسوفت وورد, إكسل ...... الخ) وأرشفتها كملفات إلكترونية أو تحويلها الى صور والتعامل ومعها كصور مخزنة في نظام الأرشفة الإلكترونية Laserfiche وكذلك إمكانية التعامل مع ملفات ذات إمتداد PDF (Acrobat) وتحويلها الى صور ذات إمتداد TIFF.
- إمكانية نقل الملفات بين المجلدات أو نسخها أو نقل الملفات كمختصرات ضمن الصلاحيات المتاحة.
- إمكانية ربط المستندات أو الملفات ذات العلاقة بملفات أخرى.
- إمكانية إصدار ملفات أو مستندات جديدة مرتبطة مع ملفات مخزنة سابقا, وإمكانية الوصول الى النسخ السابقة بسهولة.
- إمكانية الإستيراد من خارج النظام وكذلك التصدير الى القرص الصلب أو المرن ضمن الصلاحيات المتاحة للمستخدم.
- إمكانية إضافة أو إلغاء بعض الأيقونات على الشاشة حسب رغبة المستخدم.

مواصفات فنية (تخزين الوثائق):

- تحفظ الملفات بالأبيض والأسود بإستخدام النظام القياسي العالمي (مجموعة تيف 4), وكذلك قدرة النظام للتعامل مع الصور بجميع أشكالها.
- الصور التي تمسح ضوئيا أو التي يتم أرشفتها في نظام الالأرشفة الإلكترونية Laserfiche لا تأخذ حيز في التخزين حيث أن النظام يقوم بضغط هذه الملفات أتوماتيكيا بنسبة 50% تقريبا.
- تحفظ الملفات الملونة بإستخدام النظام القياسي (جي بي جي)
- القدرة على حفظ الصور والنصوص المحرره (بإستخدام نظام معالجة الصور وتحويلها الى نصوص OCR) في آن واحد على نفس شاشة عرض الصور, حيث أن صيغة النص المستخدمة ASCII
- تحفظ الملفات على الخادم الرئيسي مباشرة وذلك لإن النظام يتبع تقنية (خادم/مستخدم , Client/Server Application).
- يتعامل النظام مع جميع وسائط التخزين كوحدات التخزين , أقراص تخزين صلبة أو مرنة

.مواصفات فنية (خيارات الوثائق):

- إمكانية نقل الصور وإعادة تنظيم المستندات وترتيب الصفحات داخل المستند.
- إمكانية إستخدام الأختام الإلكترونية.
- إمكانية طباعة صفحات من المستند أو طباعة كامل المستند.
- إمكانية عرض المصغرات, عرض الصور, عرض النصوص, عرض بطاقات الفهرسة على نفس الصفحة.
- دعم الملاحظات اللاصقة على الوثائق دون المساس بأصل الوثيقة.
- دعم خاصية إظهار جزء من نص الوثيقة دون المساس بأصل الوثيقة.
- إمكانية إخفاء أجزاء من النص عن بعض المستخدمين الذين ليس لهم الحق بالإطلاع على هذه البيانات.
- إمكانية إحداث دوران للوثيقة من دون الحاجة الى إعادة المسح في حالة إدخال الوثيقة بشكل معكوس.
- إمكانية تكبير وتصغير الوثيقة.
- إمكانية التحرك عبر صفحات المستند/السجل, وكذلك إمكانية الذهاب الى صفحة مرقمة بشكل مباشر.
- تسمية مباشرة للمستندات أو إمكانية الإستفادة من التسمية الأتوماتيكية التي يدعمها الأرشفة الإلكترونية Laserfiche

.مواصفات فنية (خيارات البحث والفهرسة):

- سهولة إنشاء بطاقات فهرسة تحتوي على حقول تدعم خيارات البحث المتقدم بناء على نوعية الوثائق أو بناء على الأقسام والإدارات والفروع.
- إمكانية تخصيص بطاقات الفهرسة (القوالب) على مستوى المجلدات أو الوثائق.
- إمكانية إستخدام البحث الأساسي أو البحث المتقدم حيث أن الفرق بينهما كما يلي:
1. البحث الأساسي :إمكانية البحث عن كلمة داخل النص بعد معالجة الصور وتمييز النصوص ضوئيا حيث أن هذه الخاصية تمكن المستخدم من البحث عن كلمة, كلمة أو كلمة, كلمة داخل جملة, كلمة وليس كلمة..... مع التحكم بنسب الخطأ المتوقعة.
2. البحث المتقدم:إمكانية البحث بإستخدام الحقول المصنفة داخل بطاقات الفهرسة والتي تم إدخالها عن طريق المستخدم يدويا أو أتوماتيكيا. وكذلك إمكانية البحث داخل الملاحظات اللاصقة التي أنشئها المستخدم داخل الوثيقة, وأيضا أمكانية البحث عن أسم ملف مستند أو مجلد, وأيضا يدعم النظام خواص أكثر تطورا بتشغيل جميع محركات البحث حتى الوصول الى النتيجة المرجوة, عدا عن ذلك إستفادة النظام من التكنولوجيا المتطورة في عملية التخزين والبحث مثال/ BARCODE, ZONE OCR ........الخ

مواصفات فنية (خيارات المسح الضوئي):

- إمكانية التعامل مع جميع أنواع الوثائق وجميع المقاسات (A0, A2, A3, A4, A8, Letter size,…….etc) وكذلك إمكانية التعامل مع الخرائط الهندسية والمخططات....الخ
- يعمل النظام مع جميع أنواع الماسحات الضوئية, ويدعم جميع أنواع المساندة للماسحات الضوئية (ISIS, Kofax, Twain, Universal Capture).
- إزالة الشوائب عن الوثيقة أثناء إجراء عملية المسح الضوئي, وإمكانية الإستفادة من خواص أخرى أثناء المسح الضوئي كتنظيف الصوره وتنقيتها أو تعديل الصور المائلة دون الحاجة لإعادة المسح.
- القدرة على المسح الضوئي عن بعد.
- إمكانية التكامل والإستفادة من الباركود في عملية تصنيف المستندات أثناء عملية المسح الضوئي.

مواصفات فنية (خيارات الأمن والسرية والتحكم):

- يحتوي النظام على شاشات خاصة بالسرية والتحكم لا أحد يمكنه الدخول إليها إلا من يملك الصلاحية لذلك.
- إمكانية النظام من التعامل مع مستخدمين منفصلين أو مستخدمين تابعين لمجموعات معينة.
- إمكانية المستخدم من تغيير كلمة المرور الخاصه به دون الرجوع الى إداري النظام.
- قدرة النظام على توزيع الصلاحيات على المستخدمين أو المجموعات بناء على عدة مستويات في النظام:

1. صلاحيات على النظام نفسه مثال على ذلك توزيع الصلاحيات بحيث تسمح لبعض المستخدمين من المسح الضوئي أو الطباعة أو العرض أو المسح أو تعديل التسمية أو الإستيراد أو التصدير....الخ وتحجب عن بعض المستخدمين هذه الصلاحيات.
2. صلاحيات على مستوى المجلدات والملفات: حيث تسمح لبعض المستخدمين من الإطلاع على بعض المجلدات أو الملفات أو ما بداخل المستندات وتحجب عن بعض المستخدمين هذه الصلاحيات.
3. صلاحيات على مستوى إدارة النظام: مثال على ذلك/ أخذ النسخ الإحتياطية, إنشاء مستخدمين, حذف مستخدمين.....الخ

- إمكانية النظام من تخصيص بطاقات فهرسة لبعض المستخدمين بحيث أنه لا يمكن لبعض المستخدمين من الإطلاع على بيانات بطاقة الفهرسة الخاصة بإدارة أو بقسم أخر.
- قدرة النظام من توقيف بعض المستخدمين من الدخول الى النظام في فترة محددة.
- إمكانية ربط الأمن والسرية في النظام مع الشبكة المحلية (Domain Server).

الخواص الإختيارية الذي يدعمها نظام الأرشفة الإلكتروني:

الأرشفة الإلكترونية Laserfiche لنشر الوثائق على الشبكة العنكبوتية (LF Web Access )
الجزئية التي تمكن النظام من العمل عبر الإنترنت أو الإنترانيت، وبهذا يمكن للمستخدم الدخول على النظام من أماكن مختلفة وليس فقط من النهاية الطرفية الخاصة به. أما من أهم فوائد هذه الجزئية:
- سرعة النشر على الإنترنت. (بعد عملية المسح مباشرة ودون أي تحويل للملف).
- طريقة سهلة لعرض الملفات واستعمالها حتى من خارج المؤسسة أو الجهة المستخدمة.
- إمكانية عرض الملفات للعموم وتعديل على الملفات من إضافة أو حذف من قبل الموظفين الذين أعطوا صلاحية لذلك الأمر وأيضا إنشاء بطاقات تعريفية للملفات.
- كما أن لهذه الجزئية ميزة مهمة وهي أنه يمكن للعميل استخدام واجهة هذه الجزئية وتهيئتها بما يتناسب معه دون أي تكاليف إضافية.الأرشفة الإلكترونية Laserfiche لتتبع العمل وسير الوثائق LF Workflow:الجزئية التي تؤمن توزيع الوثائق حسب القاعدة الموضوعة لتبادل هذه الوثائق بين العاملين مع الإشعار بذلك.الأرشفة الإلكترونية Laserfiche لمتابعة نشاط المستخدمين(LF Audit trail):هذه الجزئية تعمل على مراقبة نشاط المستخدم على النظام حيث يقوم خادم الأرشفة الإلكترونية Laserfiche بإنتاج سجل كامل لتتبع المستخدم, حيث يضم سجل المراجعة وتدوين المستخدم ووقت وتاريخ كل الإجراءات في النظام والوصول إلى الوثيقة والنشاط. كما يتم تدوين كل نشاط بالنظام في ملف XML غير قابل للتبديل يتم ضغطه وحفظه وفقا لحجم الملف.الأرشفة الإلكترونية Laserfiche بار كود و منطقة التعرف الضوئي على الحروف
LF Quick Fields Barcode & Quick Fields Zone OCR)): هذه الجزئيات متاحة لتجعل من عملية الفهرسة عملية آلية (عند وجود ملايين الوثائق الورقية). حيث تقوم جزئية LF Quick Field Barcode بالتقاط معلومات الوثيقة مباشرة من المستند ومن ثم توزيع المستندات داخل الالأرشفة الإلكترونية Laserfiche تلقائياً وتعبئة المعلومات داخل بطاقات الفهرسة المخصصة لتلك المستندات ولا يتطلب من المستخدم سوى إرفاق الباركود المتفق عليه على الوثائق ومن ثم وضع الوثائق في الماسحة الضوئية.أما في جزئية LF Quick Field Zone OCR يمكن تحديد منطقة معينة وعمل لتلك المنطقة ترجمة حرفية ومن ثم نقل تلك المعلومات إلى حقول بطاقات الفهرسة عدا عن ذلك إمكانية ربط المعلومات الناتجة بقاعدة بيانات أخرى وعمل وحدة متكاملة بين الفهرسة وقواعد البيانات الأخرى.الأرشفة الإلكترونية Laserfiche لأرشفة الملفات الإلكترونية: (LF snapshot plug-in) تخول النظام من حفظ الوثائق الإلكترونية وأرشفتها كصور (TIFF) إلى داخل الأرشفة الإلكترونية Laserfiche مباشرة دون طباعة الوثيقة ومسحها ضوئياً. كما يتضمن الأرشفة الإلكترونية Laserfiche محرك OCR الذي يتيح التقاط كل كلمة داخل الوثيقة وذلك من أجل البحث داخل نص الوثيقة.الأرشفة الإلكترونية Laserfiche لدعم خدمة البريد الإلكتروني LF e-mail plug-in) )إن لهذه الجزئية خاصية إرسال الوثائق بالبريد الإلكتروني من النظام نفسه دون الخروج وإرفاق الوثيقة (Attachment) إلى البريد الإلكتروني.الأرشفة الإلكترونية Laserfiche لحفظ المعلومات على CD ( LF CD plus ) هذه الجزئية تعتبر حلاً جاهزاً لإنتاج وسائط أرشيفية للتوزيع حيث يقوم الأرشفة الإلكترونية Laserfiche بإنتاج (CD) بمحرك بحث ذكي من أحدث ما وصلت إليه التقنية. وبذلك يمكن توزيع الوثائق المؤرشفة بسهولة وسرعة إلى المستخدمين المزودين بجهاز حاسب شخصي, وبذلك لا يحتاج المستخدم إلى تركيب برنامج الأرشفة الإلكترونية Laserfiche للوصول إلى المعلومات المحفوظة على CD.الأرشفة الإلكترونية Laserfiche لعملية الربط مع الأنظمة الأخرى (LF Integrated tools kit)الهدف الأساسي من هذه الجزئية هي السماح عبر الـ ODBC، لقاعدة بيانات الأرشفة الإلكترونية Laserfiche بالربط مع أي قاعدة بيانات أخرى, بالإضافة إلى ذلك تحتوي هذه الجزئية على نوعين من الـ (Command):
1. COM
2. DDE
عبر هذه الميزة تخول المستخدم من مناداة أي شاشة من شاشات الأرشفة الإلكترونية Laserfiche (شاشة المسح الضوئي، شاشة البحث,,,, الخ) كما إن هذه الأدوات الموجودة داخل هذه الجزئية تسهل أشياء كثير في عمليات التوصيل والتغيير في البرنامج ليتوافق مع أي عمل مطلوب، كما هو الحال في برنامج الاتصالات الإدارية حيث يعمل نظام الأرشفة في الخلف (تخزين، مسح ضوئي، استرجاع، بحث...الخ) من قبل نظام الاتصالات.

الوكيل في المملكة العربية السعودية (مسار للتقنية)

http://www.itnat.com/component/virtu...&category_id=7

[رياض]

الإتصالات الإدارية (صادر ووارد)

مقدمـــة :
نظام الاتصالات الإدارية بتسجيل المعاملات الواردة والصادرة من والى الجهات الحكومية وغيرها وتسجيل المعاملات الداخلية التي تنشئها الإدارات فيما بينها (داخل الإدارة)، ويقوم هذا النظام بمتابعة حركات الإحالة والاستلام والتصدير لتلك المعاملات إلى أن يتم إنهاؤها بالحفظ أو التصدير .كما يوفر النظام مجموعة من التقارير للمتابعة والإحصائيات. ويوفر أيضاً القدرة على الاستعلام عن المعاملة في أي مرحلة لمعرفة حالة المعاملة.

أهدف النظام:
- متابعة المعاملات الواردة و الصادرة من و إلى الجهة الحكومية حتى يتم الانتهاء منها
- سرعة و سهولة معرفة الموقف الحالي لأي معاملة و الإجراءات التي تمت عليها.
- توحيد أسلوب العمل بين الإدارات عن طريق استلام و تحويل المعاملات.
- توحيد أرقام الصادر الداخلي على مستوى الجهة الحكومية.
- تقليل عدد الدفاتر المستخدمة لمتابعة المعاملة.
- المحافظة على سرية بيانات المعاملات و ذلك عن طريق منح الإدارات خصوصية التعامل مع المعاملات الخاصة بها فقط
- الحصول على تقارير تفيد الإدارة العليا في اتخاذ القرار.
- القدرة على الاحتفاظ بحجم كبير من البيانات

المواصفات العامة للنظام:
- الدعم الكامل للغة العربية ، و واجهة التطبيق باللغة العربية
- إمكانية إدخال البيانات ثنائية اللغة
- تعمل تحت بيئة النوافذ
- أمكانية الربط مع أي نظم أخرى مبينيه على قواعد بيانات علائقيه
- أمكانية الربط مع الأجهزة المساعدة مثل ( أجهزة الحضور و الأنصراف، و قاريء البار كود، و أنظمة الأرشفة الألكترونيه ... ألخ .)
- إمكانية العمل من خلال شبكة الانترنت أو الشبكات المحلية
- دعم كامل للتقويمين الهجري والميلادي مع القدرة على التحويل من احدها للأخر
- لوائح الأنظمة مستمدة من اللوائح والأنظمة الحكومية بالمملكة العربية السعودية
- معتمدة ومطبقة في العديد من الجهات الحكومية بالمملكة
- التوفير في الدورات المستندية و سهولة التعامل معها
- التكامل التام بين الأنظمة سواء على مستوى قاعدة البيانات أو واجهة التطبيق
- تحكم أفضل على الجانب الإداري مما يؤدى إلى تقليل تكرار الأعمال
- مستويات متعددة للسرية والمستخدمين
- سهولة صيانة الأنظمة
- استخدام أحدث التقنيات والأدوات في تطوير البرامج
- إمكانية العمل من خلال شبكة الانترنت أو الشبكات المحلية
- إمكانية إنشاء التقارير المطلوبة دون الرجوع إلى المبرمج
- استرجاع لحظي للمعلومات
- مقارنة البيانات الحالية والسابقة لمراقبة وضمان الأداء الأمثل
- شاشات مساعدة يستطيع المستخدم في أي وقت الاستفادة منها

وظائف النظــام :
الوظيفة الأساسية لهذا النظام هو تسجيل جميع المعاملات الواردة والصادرة للإدارة وتتبع المعاملة بشكل كامل إلى إن يتم الانتهاء منها وعليه يمكن تعريف المعاملات التي يقوم النظام بالتعامل معها حسب الآتي :

- الوارد العام: وهي المعاملة التي ترد للإدارة من جهة خارجية وهذة المعاملات يتم تسجيلها بمركز الاتصالات .
- الصادر العام: وهي المعاملات ( المراسلات ) التي تصدر من الجهة الحكومية إلي جهات خارجية ، و تكون صادرة عن وارد عام أو صادر داخلي.
- المعاملة الداخلية : وهي المعاملات التي يتم تسجيلها بأي من الادارات الداخلية.
- المعاملات السرية:و هي المعاملات ( المراسلات ) التي ترد من خارج الجهة الحكومية إلي الرؤساء و يتم تسجيلها في النظام بدون إدخال أي بيانات عنها حفاظاً علي السرية.
وعليه فإن النظام يقوم بتعريف وتصنيف جميع أنواع المعاملات والمذكورة أعلاه

تقارير النظام :
- يشمل النظام مجموعة من التقارير التي يمكن عن طريقها الحصول على أي معلومات مطلوبة عن المعاملات و حالتها.
- تقرير استعلام عن معاملة وارد عام وفية يتم عرض بيانات جميع معاملات الوارد العام التي تم اختيارها من خلال نموذج المتغيرات الخاص بالتقرير وكذلك عرض حالات جميع النسخ الخاصة بكل معاملة يتم عرضها في التقرير.
- تقرير استعلام عن معاملة منشأ داخلي وفية يتم عرض بيانات جميع معاملات المنشأ الداخلي التي تم اختيارها من خلال نموذج المتغيرات الخاص بالتقرير وكذلك عرض حالات جميع النسخ الخاصة بكل معاملة يتم عرضها في التقرير.
- تقرير استعلام تفصيلي عن معاملة وفيه يتم عرض جميع بيانات المعاملة التي تم اختيارها من خلال نموذج المتغيرات الخاص بالتقرير وحالات جميع النسخ الخاصة بها وكذلك بيان تفصيلي بجميع حركات تحويل واستلام كل نسخة .
- تقرير صور المعاملات وفيه يتم عرض بيان تسليم بالصور الموزعة على الجهات الداخلية حسب المتغيرات التي تم تحديدها في نموذج المتغيرات الخاص بالتقرير .
- تقرير حركات تحويل واستلام المعاملات وفيه يتم عرض كشف بتحويل المعاملات إلى الجهات الداخلية المُحولة إليها المعاملات والموظف المختص بكل معاملة .
- تقرير المعاملات المتأخرة لدى جهة وفيه يتم عرض بيانات المعاملات المتأخرة ( المعاملات التي لم يُتخذ عليها إجراء حتى الآن سواء بالتحويل , الحفظ أو التصدير الخارجي ) وجهة كل معاملة .
- تقرير المعاملات المتأخرة لدى موظف وفيه يتم عرض بيانات المعاملات المتأخرة ( المعاملات التي لم يُتخذ عليها إجراء حتى الآن سواء بالتحويل , الحفظ أو التصدير الخارجي ) والموظف المختص بكل معاملة .
- تقرير السجل التاريخي لمعاملة وفيه يتم متابعة كاملة للمعاملات التي صدرت كصادر عام وعادت مرة أخرى كوارد عام، وفيه يتم تحديد رقم الصادر العام المراد تتبعه في نموذج المتغيرات الخاص بالتقرير .
- تقرير نموذج إحصائي عام وفيه يتم عرض بيان إحصائي كامل للمعاملات المسجلة كوارد عام , المعاملات المسجلة كمنشأ داخلي , المعاملات المصدرة خارجياً , المعاملات المحفوظة , المعاملات المحولة من كل جهة المعاملات المحولة إلى كل جهة المعاملات المتأخرة بكل جهة .

http://www.itnat.com/index.php?page=...emart&Itemid=1

[adelgad]

مجهود رائع وجميل ربنا يجزيك خير وافييييييييييييييير عليه

[solution]

الله يعطيك العافية دووم مبدع

[maged]

شكرا علي البرنامج القيم وجاري التجربة

[tonyissa87]

ستشيمكنتشسمكيتشمسكيمنشسي

[أبو عبدالعزيز]

جزاك الله خير
وجعله في ميزان اعمالك

[سفير المنتدى]

مجهود رائع وجميل ربنا يجزيك خير وافييييييييييييييير عليه

[حسن الكناني]

اخي العزيز رياض دائم تبادر بتقديم بمثل هذه الاعمال الجيدة فبارك الله لك

[يوسف60]

merci bien mon ami